Veri göçü, ERP projelerinin en çok küçümsenen ve en çok gecikmeye yol açan aşamasıdır. Sebebi genellikle teknik zorluk değil, en başta verilen bir karardır: her şeyi taşımaya çalışmak.
"Hepsini taşıyalım" neden pahalı bir karar?
On yıllık hareket verisini yeni sisteme aktarmak, ilk bakışta güvenli görünür. Gerçekte üç maliyet üretir:
- Eşleme maliyeti. Eski sistemdeki her alanın yeni sistemde bir karşılığı olmalı. On yıl boyunca değişmiş hesap planları, kapanmış şubeler ve artık kullanılmayan birimler için de bu eşleme yapılır.
- Temizlik maliyeti. Eski veri kirlidir; mükerrer cariler, ölü ürün kartları, tutarsız birimler. Taşınan her yıl, temizlenecek veri hacmini büyütür.
- Doğrulama maliyeti. Taşınan her veri kümesinin mutabakatı yapılmalıdır. Doğrulanmayan veri, taşınmamış veriden daha tehlikelidir çünkü güvenilir sanılır.
Üstelik pratikte bu verinin çoğuna hiç bakılmaz.
Karar çerçevesi: üç kova
Göç kararını üç kovaya ayırarak vermek, tartışmayı hızla sonuçlandırır.
Kova 1 — Mutlaka taşınacaklar. Sistemin çalışması için gerekli olan her şey:
- Cari hesaplar (aktif olanlar)
- Ürün ve hizmet kartları
- Hesap planı
- Açılış bakiyeleri
- Güncel stok miktarları ve maliyetleri
- Açık siparişler, açık faturalar, bekleyen sevkiyatlar
- Sabit kıymet kartları ve birikmiş amortismanlar
Kova 2 — Tartışılacaklar. Faydası duruma göre değişenler:
- Son bir iki yılın satış hareketleri (raporlama karşılaştırması için)
- Fiyat listeleri geçmişi
- Müşteri iletişim geçmişi
- Parti-lot izlenebilirlik kayıtları (mevzuat gereği zorunlu olabilir)
Kova 3 — Arşivde kalacaklar. Yasal saklama yükümlülüğü olan ama günlük işte kullanılmayan her şey. Bunlar için doğru çözüm taşımak değil, salt okunur arşiv erişimi kurmaktır: eski sistem okunabilir halde saklanır veya veriler raporlanabilir bir arşive alınır.
Çoğu şirkette 1. kova ile 2. kovadan seçilmiş birkaç kalem yeterlidir. Bu yaklaşım hem süreyi hem maliyeti belirgin biçimde düşürür.
Veri temizliği: göçten önce, sonra değil
Yeni sisteme kirli veri taşımak, sorunu çözmez, taşır. Göç öncesinde yapılacaklar:
- Mükerrer cari ve ürün kartlarının birleştirilmesi
- Uzun süredir hareket görmemiş kartların pasife alınması
- Birim ve para birimi tutarsızlıklarının düzeltilmesi
- Eksik vergi numarası, adres gibi zorunlu alanların tamamlanması
Bu iş sıkıcıdır ve genellikle müşteri tarafında yapılması gerekir. Projeye başlarken kimin, ne zamana kadar temizleyeceği yazılı olarak kararlaştırılmalıdır. Yoksa göç haftasında fark edilir ve takvimi doğrudan kaydırır.
Prova göçü neden zorunlu?
Canlı göçe doğrudan gitmek, kontrol edilemez bir risktir. Prova göçü şunu sağlar: aynı işlem test ortamında yapılır, sonuçlar rakamla karşılaştırılır, hatalar canlıya geçmeden görülür.
Prova göçünde kontrol edilecek asgari kalemler:
- Cari bakiye toplamı (borç ve alacak ayrı ayrı)
- Stok miktarı ve stok değeri
- Açık sipariş adedi ve tutarı
- Hesap planı bakiyeleri ve mizan toplamı
- Sabit kıymet toplam değeri
Bunların her biri kaynak sistemle birebir tutmalıdır. Tutmuyorsa neden tutmadığı açıklanabilmelidir; "yuvarlama farkı" cevabı ancak rakamı gösterilebiliyorsa kabul edilir.
Mutabakat: kanıt, güvence değil
"Aktarım tamam" cümlesi bir kanıt değildir. Bizim uygulamamız şu: göç sonrası yazılı bir mutabakat raporu sunulur — hangi kalemin kaynakta ne, hedefte ne olduğu yan yana gösterilir. Fark varsa açıklaması yazılır.
Canlı göçe ancak bu rapor onaylandıktan sonra geçilir.
Canlı göç günü
Planlanması gerekenler:
- Kesinti penceresi. İş yükünün en düşük olduğu zamana konur ve süresi önceden bildirilir.
- Kesme noktası. Eski sisteme hangi saatten sonra giriş yapılmayacağı net olmalıdır. Bu duyurulmazsa göç sırasında girilen kayıtlar kaybolur.
- Tam yedek. Göç öncesi her iki sistemin de yedeği alınır.
- Geri dönüş planı. Beklenmedik durumda eski sisteme dönüş yolunun açık olduğu, kimin karar vereceği ve hangi saate kadar dönülebileceği yazılır.
Son madde en çok atlanan ve en çok ihtiyaç duyulanıdır. Plansız geçiş yapmayız.
Özet
Veri göçünde başarı, taşınan veri miktarıyla değil, taşınan verinin doğruluğuyla ölçülür. Az ama doğru veri, çok ama şüpheli veriden her zaman iyidir.
Mevcut sisteminizden geçiş düşünüyorsanız, veri envanterini birlikte çıkarıp hangi kovaya ne gireceğini netleştirerek başlayabiliriz.